秘密保持義務について決めておかないとこれから先は危ないかも

おはようございます、社労士の有馬です

会社の抱えるリスクは色々あれど、特に気をつけなければいけないのは顧客の個人情報を含む機密情報の管理でしょう

不適切動画の投稿の問題もありましたが、動画や写真が気軽に撮影でき持ち出せるこの現代においては情報流出は非常におきやすい環境となっています

これらを完全に防ぐことは日々の啓発はもちろんのこと、就業規則において何をやってはいけないかを明確にしておくことが重要です

そこで今回は秘密保持に関する規定をどう就業規則で定義しておくべきかについてお話したいと思います

就業規則は会社の規律であり、法律で定められていない範囲の罰則の根拠となる重要なものです

4月という新しい年度をきっかけに私と一緒に秘密保持についてもう一度確認をしていきましょう

就業規則の秘密保持で決めておくべきこと

秘密保持で決めておくべきことは何が秘密情報にあたるのかと、何をすれば秘密情報漏えいとなるかということです

モデル就業規則にこの部分は規定されていないので、会社独自で定めておくひつようがあります

秘密に当たるもの

顧客情報、取引先企業の秘密、会社独自のノウハウ、企画、試作品、データ、配布されているID、パスワードはもちろんのこと、在籍している従業員の情報も秘密情報にあたります

特にマイナンバーが採用されてからこういった秘密の漏洩は厳罰化の傾向にあります

業務上知りえた秘密と抽象的な表現にするのではなく、業務上知りえた秘密に加え、具体例を列挙して、確実な予防を図るほうが良いでしょう

秘密の持ち出しの禁止

秘密の持ち出しに関しても具体的に定めておく必要があるでしょう

許可の無いメールによる送信、書類のスキャンはもちろんのこと、スマートフォンや携帯電話での撮影、録音の禁止、私物のUSBの持込禁止など、思いつく限り具体的に制限しておいたほうがいいでしょう

特にインターネットにつながっていないパソコン(イントラネット)を使って業務を行っている会社はインターネットに接続する際の権限者を定めておいたほうがいいかもしれません

不便だからとUSBでデータを抜き出しインターネットで送信してしまうということが起きないようにするためです

ここだけは気をつけたい。秘密が漏洩する瞬間

最後に秘密漏洩がおきやすい事例について紹介したいと思います

秘密漏洩の最も置きやすい瞬間は持ち帰り残業を行ったときです

顧客情報のいっぱい詰まったPCを盗まれたり、自宅PCにデータを移し、そこでウイルス感染からの情報流出が起きてしまっては、折角会社で色々と手をうっていても全く意味がありません

持ち帰り残業に関しては厳しく目を光らせておくのは未払い賃金の問題も相まって(残業代未払いの問題)これからの労務管理の最重要タスクだといえるでしょう

まとめ

真面目な新入社員の方の中には仕事を早く覚えようとしてマニュアルを持って帰ったり、仕事を家に持ち帰ってしまたりする人が結構いらっしゃるようです

仕事熱心なのはいいことですが、それが会社にとっても本人にとっても重たいリスクであることはキチンと教えてあげるべきでしょう

特に個人情報の漏洩は企業の信用だけでなくかなりの金銭的負担がのしかかってくる場合があります

スマホやノートPC、タブレットなど、便利なものがあふれているいまだからこそ、秘密保持に関して今一度見直しておいた方が良いかもしれませんね

それでは今回は異常となります

この記事が皆様のお役に立てれば幸いです