マイナンバー制度と会社の対応について社労士が解説します

おはようございます、社労士の有馬です

少々光速が遅い気がしますが、マイナンバー制度についての解説記事その2です

マイナンバーの導入の目的について前回解説しましたが、今回はマイナンバーがどのように会社で使われているのかという解説をしたいと思います

働き方改革によりコンプライアンスの遵守がますます求められるようになることが予想されます

私と一緒にもう一度マイナンバーについて確認をしていきましょう

もくじ

マイナンバーについて会社がやらなければいけないこと

前回マイナンバーは主に社会保障と税に関するものに使われるといいましたが

実際会社でマイナンバーに対応するのは以下の三点です

  1. マイナンバーを集める
  2. 集めたマイナンバーを保管・管理する
  3. 保管・管理しているマイナンバーを社会保障や税の書類に記載して行政機関に持っていく

この三点です

一番多いのは従業員のマイナンバーを集めて税務署や日本年金機構、ハローワーク等に書類を提出することでしょうか

そのほかにもいわゆる先生業に関わる人

例えば社労士や弁護士に報酬を払う場合や、作家の先生に原稿料を支払う場合で支払調書が発生する場合はマイナンバーが必要となります

写真つきのマイナンバーカード(個人番号カード)でない場合は本人確認も必要となりますので、あわせて確認をしておきましょう

マイナンバーについてやってはいけないこと

マイナンバーについてやってはいけないことは一言でまとめると

行政機関に提出する目的がないにも関わらず、特定個人情報(マイナンバー)を持っていると違法

ということになります

つまり、使わないマイナンバーは持っているだけで違法となるということです

よくある例とすれば、退職した社員のマイナンバーを破棄せず所持し続けるということがあります

労働基準法の書類の保存が三年であったり経理の書類の保存が7年であったりすることからとっておきがちなのですが

マイナンバーに限っては不要になったら『捨てる義務』がありますので、かならず収集したマイナンバーはシュレッダーにかけるなどして破棄しましょう

ちなみに罰則ですが、最大で4年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金または併料となり

労働基準法の最大の罰則でも1年以上10年以下の懲役または20万円以上300万円以下の罰金ということから、かなり重い罰則が課せられることが分かります

まとめ

今頃マイナンバーについての記事を作成しようと思ったきっかけは、働き方改革に関する法律が4月に施行されるからです

新しい制度が導入されるとコンプライアンスの遵守が厳しく見られる傾向があります

マイナンバーだけでなく、社内環境やセクハラ・パワハラ問題についても気をつけていきたいですね

それでは今回は以上となります

この記事が皆様のお役に立てれば幸いです