就業規則は周知が必要。でも周知って何?

おはようございます、社労士の有馬です

働き方改革関連法案の実施によってコンプライアンス(法令順守)についてますます厳しく問われることが予想されます

そこで、今回はコンプライアンスの基礎中のキ、就業規則の周知についてお話していきたいと思います

10人以上の従業員を雇用している会社には就業規則の作成が義務付けられていますが、作成はしていても周知をしていないという失敗は結構ありがちです

変なところで目をつけられないように足元を確認しておきましょう

就業規則の周知って何を意味してるの?

就業規則の周知ってなんでしょうか

周知という言葉自体あまり日常生活でお目にかかることはありませんが

就業規則の周知とは関しては従業員がいつでも見られる状態にすることを意味しています

その方法までは具体的に決められているわけではありませんが

通常今から紹介する三つの方法で周知することが多いです

一つ一つ見ていきましょう

印刷した就業規則を見やすい場所に掲示、または誰でも自由に閲覧できる場所に備え付けておく

最もポピュラーな方法がおそらくこれでしょう

シンプルな方法ですが、ここで重要なのは誰でも自由に閲覧できるという部分です

社長室に置いてあるとか、人事部においてあって人事部の許可がないと見れないというのでは周知したということにはなりません

あと、自由に見られるといっても、自由に持ち出したりコピーできるということでもないというのも押さえておくべきでしょう

就業規則は普通に機密事項ですので、例えば印刷して誰でも見られるようにしておく場合は紐でラックにくくりつけておくのがいいかもしれません

就業規則を全員に配布する

印刷、コピーしたものを配布してももちろん従業員に周知したことになります

しかし、機密漏洩のリスクを考えると少し危なっかしい方法かもしれません

就業規則だけならいいですが、給与規定や役職規定が載っている場合はこの方法以外の方法を選んだほうがいいと思います

就業規則が周知であって、印刷配布まで義務づけていないのはおそらくこのあたりの事情なんでしょうね

また、就業規則のコピーを配布する場合は外部に漏洩しないことを書面で確認しておいた方がいいでしょう

就業規則をデータ上にアップロードしておく

社内ネットワーク(イントラネット)を導入している会社は多いと思いますが

それを利用して就業規則の周知を行うこともできます

一番最初に紹介した印刷物の場合と一緒で、そのデータを誰でも自由に閲覧できるようにしておけば就業規則を周知したことになります

あと、同じく機密漏洩を予防するために、印刷不可、コピー不可の設定はしておいたほうがいいでしょう

まとめ

通常周知の方法まで厳しく見られることはまずありませんが

就業規則が見られないことで従業員さんとのトラブルが起きることも考えられますし、そのことで調査に入られるのも馬鹿馬鹿しい話かと思います

何かの拍子に他の事と一緒に指摘される場合が考えられますし

重箱の隅ではありますが、簡単にできることなので、このあたりはきちんとしておきたいですね

それでは今回は以上となります

この記事が皆様のお役に立てれば幸いです